1383 )
1-12-2- اقدامات اوليه و پيش نيازي : براي آغاز اجراي فرآيند برونسپاري در هر سازماني ، انجام مجموعه اي از اقدامات اوليه ، الزامي و اجتناب ناپذير است . نتيجه انجام اين اقدامات ، فراهم کردن بستري مناسب براي اجراي فرآيند برونسپاري خواهد بود . اهم اين اقدامات به ترتيب زير قابل بحث هستند :
* خواست و عزم قاطع مديريت ارشد : مهمترين اقدامات اوليه در راستاي استقرار فرآيند برونسپاري در يک سازمان ، خواست و عزم قاطع مدير ارشد سازمان يا هيات مديره مبني بر لزوم و ضرورت برونسپاري برخي ( يا همه ) فعاليتها و فرآيندهاي سازمان و ترسيم مزاياي بالقوه منتج از اجراي آن است . طبعاً هر حرکتي در سازمان که مدير ارشد حامي و پشتيبان آن نباشد ، حرکتي عبث و منجر به شکست خواهد بود و قاعدتاً هيچ يک از مديران مياني يا عملياتي سازمان ، بدون جلب حمايت مديريت ارشد سازمان ، مجاز به برونسپاري فعاليتهاي حيطه نظارت خود نخواهند بود ( آريانژاد ، 1382 ) .
* انتخاب شوراي راهبري و مسوول شورا : يکي از مهمترين اقدامات لازم در زمينه فراهم آمدن بستر مناسب براي اجراي برونسپاري اثربخش ، انتخاب شوراي راهبري برونسپاري است . وظايف عمده اين کميته که تشکيل آن بر عهده مديريت ارشد سازمان است ، به صورت زير بيان مي شود ( همان منبع ) :
1. سياست گذاري کلان در زمينه تعيين حدود برونسپاري و مشخص کردن نامزدهاي اصلي
2. تعيين سياستها ، استراتژيها و چارچوبهاي کلان تصميم سازي در مقولات ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان ، مفاد قراردادها ، شيوه هاي اتخاذ تصميمات برونسپاري و ساير نکات مربوط
3. تعيين اعضاي کميته اجرايي برونسپاري
4. نظارت بر چگونگي اجراي برونسپاري و تعاملات با تامين کنندگان
* هدفگذاري شفاف : يکي از اقدامات اوليه و اساسي جهت بستر سازي اجراي برونسپاري ، هدفگذاري روشن است . هدفگذاري کلان در اين ارتباط ، توسط مديريت ارشد و شفاف سازي اين اهداف به صورت اهداف قابل عملياتي شدن توسط شوراي راهبري انجام مي شود . اين اقدام مي تواند با پاسخ به سئوالات زير محقق شود ( تيموري ، 1383 ) .
– با اجراي برونسپاري در سازمان ، چه مسائلي از سازمان حل مي شود؟
– به طور روشن و معين ، براي اجراي برونسپاري در سازمان چه ضرورتها و دلايلي وجود دارد؟
– براي حل مسائل مورد نظر ؛ غير از برونسپاري ، چه گزينه هاي ديگري قابل بررسي است؟
– نتايج مورد انتظار از اجراي برونسپاري چيست؟
– موانع و محدوديتهاي اجراي برونسپاري در سازمان کدام اند؟
* طراحي فرآيند اجرايي و تقسيم وظايف و مسئوليتها : در اينجا ، لازم است وظايف و مسئوليتهاي شوراي رهبري ، تيم اجرايي ، هر يک از اعضاي آنها و نيز هر يک از بخشهاي سازمان ( اعم از توليد ، طراحي انبار ، تضمين کيفيت ، مالي ، خريد ، برنامه ريزي و … ) در قبال فرآيند برونسپاري روشن و معين گردد .
* ايجاد زبان مشترک بين افراد و گروههاي درگير در فرآيند : هم شوراي رهبري و هم تيم اجرايي، بايد تلاش خود را بر پديد آوردن زبان و برداشت مشترک از اهداف ، الزامات و چگونگي فرآيند برونسپاري متمرکز کنند ؛ ضمن اينکه در مورد کارکناني که احتمالاً ممکن است تحت تاثير اجراي برونسپاري ، شرايط شغلي آنها تغيير کند، بايد ظرافت و دقت کافي داشته باشند .
* تعيين شايستگيهاي محوري سازمان : هر سازماني بايد شايستگيهاي محوري خود را بشناسد و از واگذاري آنها به پيمانکاران بيروني پرهيز کند . برونسپاري را بر فعاليتهاي غير اصلي متمرکز سازد و از ظرفيت آزاد شده جهت تقويت و بسط شايستگي هاي محوري و کسب بهتر مزيتهاي رقابتي بهره گيرد . اين وظيفه نيز بايد توسط شوراي راهبري برونسپاري و با الهام از ديدگاه هاي مديريت ارشد و نيز نظر مشاوران مديريت استراتژيک سازمان انجام پذيرد .
* تعيين حدود و استراتژيهاي برونسپاري و ملاحظات استراتژيک : شوراي راهبري برونسپاري بايد حدود برونسپاري را شفاف و فعاليت کانديداها را تعيين نمايد يا به عبارت ديگر ، خطوط قرمز واگذاري فعاليتها را مشخص کند . ضمن اينکه لازم است در مورد جهت گيريهاي استراتژيک برونسپاري در هر دسته از فعاليت کانديداها ( اعم از منبع يابي منفرد يا چندگانه براي آنها ، منبع يابي محلي ، منطقه اي يا جهاني ، تامين سطح يا چند لايه ، نوع و مدت قراردادها ، نوع ارتباط با تامين کنندگان ، خطوط کلي ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان و موارد ديگر ) تصميمي اتخاذ شود ( جوانروح ، 1382 ) .
* ارزيابي ريسکها : اگر برونسپاري به درستي مورد استفاده قرار گيرد ، ابزار قدرتمندي است که مي تواند کاميابي سازمان را در عرصه رقابت شديد تجاري به همراه داشته باشد ؛ اما چنانچه در استفاده از اين ابزار قدرتمند ، دقت و تامل کافي صورت نگيرد ، نه تنها ممکن است هيچ يک از منافع مورد انتظار حاصل نشود ، بلکه مي تواند آسيبها و خسارات جبران ناپذيري بر منافع (بلندمدت) سازمان وارد کند . بنابراين لازم است شوراي راهبري قبل از آغاز برونسپاري ، ريسکها و مخاطرات کلي برونسپاري را در مورد سازمان خود تحليل نموده و در صورتي که مخاطرات احتمالي برونسپاري بيش از منافع مورد انتظار برآورد شود ، هشدارهاي لازم را اعلام نموده و اقدامات پيشگيرانه لازم را طراحي و اجرا نمايد . بندرت ممکن است اين تحليل ريسکهاي کلان، بکلي سازمان را از برونسپاري برحذر دارد ( Karen , 2004 : 5 )
* تامين منابع و امکانات : اجراي فرآيند برونسپاري نيز مانند هر فرآيند ديگري نيازمند مجموعه اي از منابع و امکانات است که در ابتداي فرآيند، اين موضوع بايد مورد دقت نظر قرار گيرد . اين منابع مي تواند شامل بودجه مورد نياز ( به ويژه براي راه اندازي و استقرار فرآيند ) ، زيرساختها و سيستمهاي اطلاعاتي ، ساختار اجرايي ، گزارشدهي و ثبت مستندات و موارد ديگري از اين قبيل باشد ( جوانروح ، 1382 ) .
* با انجام اقدامات فوق ، زمينه براي پياده سازي رويکرد برونسپاري در سازمان فراهم خواهد شد و بدين ترتيب مي توان نسبت به اجراي فرآيند برونسپاري براي کانديداهاي مورد نظر اقدام نمود .
2-12-2-گام اول ؛ تحليل ساخت/خريد : پس از تعيين کانديداها براي برونسپاري ، لازم است تا تجزيه و تحليلهاي دقيقتري جهت اخذ تصميم نهايي در مورد نگهداري يا واگذاري اين فعاليتها صورت پذيرد. در اين گام ، معيارهايي مانند تامين کنندگان بالقوه در بازار و ويژگيها و تواناييهاي آنها ، معيارهاي هزينه اي ، معيارهاي عملکردي مانند کيفيت و تحويل ، ريسک تامين ، ظرفيت توليد يا ارائه خدمت ، اکتساب مهارتهاي فني و مديريتي از تامين کنندگان بيروني و … مي تواند در اتخاذ تصميم نهايي ساخت يا خريد دخيل شود .
نکته مهم اينکه به جز دو گزينه “ساخت” و “خريد”، گزينه سومي به نام “مشارکت” وجود دارد که ماهيت آن نسبت به دو گزينه قبلي ، ماهيتي بينابيني است و خود داراي انواع مختلف است .
در صورتي که تصميم بر ساخت يا به عبارت بهتر ، نگهداري فعاليت در درون سازمان باشد ، بديهي است که سازمان بايد مسير بهبود و تعالي را در اين حوزه ها جدي تر از گذشته بپيمايد و در حالتي که جمعبندي نتايج ، مبني بر واگذاري فعاليت و برونسپاري آن باشد که خود موضوع يک پژوهش مي باشد ، نوبت به شناسايي و ارزيابي تامين کنندگان بالقوه و انتخاب يک يا تعدادي از آنها مي رسد که موضوع مورد بررسي در اين پژوهش مي باشد . حال در ادامه به توضيح اجمالي در خصوص اين گام مي پردازيم .
3-12-2-گام دوم ؛ شناسايي، ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان : در اين گام ، بايد تامين کنندگان بالقوه شناسايي شده را مورد ارزيابي قرار داده و از بين آنها يکي يا تعدادي را انتخاب کرد . عموماً معيارهاي زيادي براي ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان استفاده مي شود که مواردي مانند قابليت هاي فني ، مديريتي و کيفي تامين کننده ، ساختار هزينه و نحوه قيمت گذاري وي بر خدماتش ، پياده سازي مديريت کيفيت فراگير و حرکت تامين کننده به سمت تعالي ، توان دخالت تامين کننده در مراحل اوليه تکوين محصول ، توانايي و ثبات مالي ، تبعيت از قوانين ، سيستم زمانبندي توليد و تواناييهاي اطلاعاتي (اعم از زير ساختها و سيستمها) و … از اين جمله هستند .
معمولاً با استفاده از روشهاي متفاوت ، اطلاعات مربوط به هر يک از دسته معيارها ، جمع آوري و به کمک تحليل آنها به هر يک از تامين کنندگان ، امتيازهايي تعلق مي گيرد که به اين طريق مي توان تامين کنندگان برتر را شناسايي کرد . اما سئوال اين است که اگر هيچ يک از تامين کنندگان ، قادر به تامين حداقل نيازمنديها و سطوح انتظارات سازمان نباشند چه بايد کرد؟ در ادامه به تفصيل به بررسي اين گام که شالوده اصلي اين پژوهش را تشکيل مي دهد ، مي پردازيم .
در فرآيند برونسپاري پس از تحليل ساخت/خريد و تصميم گيري مبني بر برونسپاري ، نوبت به شناسايي، ارزيابي و انتخاب تامين کننده مناسب مي رسد . يکي از مهمترين فعاليتهاي خريد ، ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان است . فيليپ کرازبي از خبرگان کيفيت ، معتقد است که 50 درصد مسائل کيفي سازمانها ناشي از انتخاب و مديريت ضعيف پايه تامين و عملکرد تامين کنندگان است . اين امر از آن جهت اهميت مي يابد که سازمانها بايد دقت کافي را در انتخاب تامين کنندگاني که قابليت تحقيق نيازمنديهاي آنها را دارا هستند ، مبذول دارند . معمولاً اغلب سازمانها براي قرارداد خريد خود به سمت يک مناقصه رقابتي کشيده مي شوند .
در گذشته ، مديران خريد اغلب بر مبناي سه استعلام عمل مي کردند و پايينترين استعلام را انتخاب مي نمودند . امروزه به دليل افزايش روز افزون اهميت اين مقوله ، سازمانها حاضر هستند براي ارزيابي تامين کنندگان ، منابع لازم و کافي صرف کنند . اين ارزيابي معمولاً شامل بررسي عملکرد تامين کنندگان بالقوه در چند حوزه عملکردي است . فرآيند انتخاب تامين کننده به حدي اهميت يافته است که امروزه بررسي و بازديد از امکانات و تجهيزات تامين کنندگان و ارزيابي آنان به عهده تيمهاي فرا وظيفه اي ( فرابخشي ) گذاشته مي شود . فرآيند ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان ، به ويژه در مورد نيازمنديهاي خاص حال و آينده اهميت بيشتري خواهد يافت .
اخذ تصميم مناسب در مقوله انتخاب تامين کننده ، مي تواند مسائل آينده را کاهش داده يا حتي از وقوع برخي از آنها جلوگيري کند . البته بايد بين سيستم ارزيابي پيوسته و فرآيند ارزيابي اوليه براي خريد تفاوت قائل شد . تمرکز ما در اينجا ، مشخصاً بر ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان براي تامين يک يا چند قطعه خواهد بود .
خبرگان مباحث خريد و تامين معتقدند هيچ روشي را نمي توان به عنوان بهترين روش ارزيابي و انتخاب تامين کنندگان تلقي کرد و از اين جهت ، شرکتها بر حسب نيازمنديها و شرايط خود ، روشهاي متفاوتي را براي اين امر به کار برده اند . البته متغيرها و عوامل مختلفي مانند عوامل زير ، بر رويه ارزيابي و انتخاب تامين کننده سازمان اثر مي گذارد :
* سازمان فقط قصد انتخاب يک تامين کننده را دارد يا تعداد بيشتري تامين کننده مد نظر است؟
* هزينه هاي مرتبط با عملکرد کيفي تامين کنندگان چقدر براي سازمان اهميت دارد؟
* چقدر سازمان خريدار به برقراري روابط بلندمدت با تامين کنندگان اميدوار است؟
* علاوه بر ساخت؛ تا چه حد توانمنديهاي طراحي تامين کننده نيز مورد نياز است؟
با کمي تامل مي توان دريافت که فرآيند ارزيابي به شدت به استراتژيهاي انتخابي شرکت در حوزه تامين و برونسپاري در مورد هر يک از دسته هاي نامزد برونسپاري وابسته است . پاسخ به هر يک از اين سئوالات مي تواند بر نحوه ارزيابي و انتخاب سازمان موثر باشد . شايد بتوان گفت اهداف کلي فرآيند ارزيابي و انتخاب تامين کننده ، کاهش ريسک تامين و بيشينه کردن ارزش کل

دسته بندی : No category

دیدگاهتان را بنویسید