براي سازمان خريدار است . سازمان بايد تامين کنندگاني را بر گزيند که بتوانند طي يک دوره بلندمدت با او به مراوده و کسب و کار بپردازند . تامين کنندگان بايد بتوانند نيازمنديهاي فعلي و نيز انتظارات آتي سازمان خريدار را تحقق بخشند و توان بهبود مستمر را داشته باشند . البته ذکر اين نکته نيز الزامي است که در بر قراري رابطه با تامين کننده ، توجه به ايجاد و حفظ رابطه برنده – برنده به منظور تامين منافع طرفين معامله الزامي خواهد بود .
الف)تعيين منابع بالقوه تامين : عموماً سازمانها اطلاعات مربوط به تامين کنندگان را از منابع مختلفي جستجو مي کنند . منابع گردآوري اطلاعات در مورد تامين کنندگان بالقوه يک فعاليت يا خدمت جديد ( شناسايي آنان و کسب برخي اطلاعات مربوط ) را مي توان به صورت زير بيان کرد :
تامين کنندگان فعلي : يک منبع اصلي براي کسب اطلاعات ، مي تواند خود منبع تامين فعلي باشد. به عبارت بهتر ، براي رفع يک نيازمندي خريد جديد ( اعم از ساخت يک قطعه يا دريافت يک خدمت جديد ) ، مي توان در بين تامين کنندگان فعلي به دنبال تامين کننده مناسب گشت ( با انعقاد قرارداد مجدد ) . اين امر مي تواند سبب صرفه جويي در زمان و منابع لازم براي جستجوي منابع شود. با اينحال ، شايد اين راهکار براي بلندمدت روشي مناسب نباشد ، بويژه از اين جهت ممکن است در حال حاضر و در بين منابع موجود ، بهترين تامين کننده ( تامين کنندگان ) وجود نداشته نباشد (هنوز شناسايي نشده باشد ) . البته انتخاب تامين کنندگان فعلي مي تواند براي سازمان از يک جهت نيز جذاب باشد و آن ، فراهم آوردن فهرست “تامين کنندگان ارجح” است .
تامين کنندگان ارجح : تامين کنندگاني هستند که تجهيزات و سيستمهاي کيفي آنها براي برآورده ساختن بالاترين استانداردهاي عملکرد و خدمات مطلوب سازمان خريدار مناسب باشد ، ضمن اينکه لازم است سازمان در مورد توانايي تحقق نياز جديد خريد توسط تامين کنندگان ارجح نيز دقت کافي مبذول نمايد .
اطلاعات بازاريابي : بسياري از سازمانها ، تامين کنندگان خود را از طريق اطلاعات و تبليغات فروش و بازاريابي آنها شناسايي مي کنند . اين تماسها و مراودات ، کانال مناسبي براي شناسايي منابع عرضه بالقوه است .
پايگاه هاي داده : برخي شرکتها ، پايگاههاي داده اي از اطلاعات مربوط به تامين کنندگان توانمند نگهداري مي کنند . بويژه ، وقتي تغييرات تکنولوژي در يک صنعت سريع است ، تهيه و حفظ يک پايگاه داده تامين کننده الزامي به نظر مي رسد ؛ زيرا طراحي و تکوين محصولات جديد مرتباً رخ مي دهد . پايگاه داده مي تواند اطلاعاتي را در مورد محصولات فعلي ، توانمنديهاي تکنولوژيکي تامين کنندگان مختلف ، قابليتهاي فرآيندي و ظرفيتي آنها و عملکرد قبلي هر يک ، در قراردادهاي قبلي شان با شرکت ارائه دهد . بديهي است که بهنگام سازي مداوم پايگاه داده از الزامات خواهد بود .
تجربه : ماموران و مباشران خريد عموماً به کمک تجربيات قبلي خود يا مراودات معمول بازار مي توانند اطلاعات زيادي را درباره تامين کنندگان بالقوه به دست آورند . البته ، اين مستلزم آن است که سازمان خريدار سالها در يک صنعت کار کرده باشد و تمامي تامين کنندگان آن صنعت ( حتي تامين کنندگان بين المللي ) را بشناسد. شايد يکي از دلايل نگرشي که جابجايي مکرر تامين کنندگان مربوط به يک محصول را جايز نميداند ، اطلاعات و تجربيات کسب شده در مورد تامين کنندگان شناخته شده است . قطعاً اين شناخت و تجربيات گرانبهاست و کسب مجدد آن براي تامين کنندگان جديد مستلزم صرف منابع جديد است .
ژورنالها و مجلات تجاري : تقريباً همه صنايع داراي گروه يا انجمنهاي تخصصي هستند که اين انجمنها داراي ژورنال يا مجله تخصصي مي باشند . اين اطلاعات مي توانند براي شناسايي منبع ارزشمند باشند ؛ ضمن اينکه تامين کنندگان معمولاً از ژورنالها براي تبليغات محصولات يا خدمات خود استفاده مي کنند . بررسي ژورنالهاي ذکر شده ، علاوه بر فراهم آوردن امکان شناخت منابع بالقوه تامين ، در شناخت روند بازار و صنعت مربوط نيز به سازمانها کمک مي کند . همچنين تقريباً همه صنايع ، کتابچه هاي راهنمايي از فهرست شرکتهاي سازنده اقلام يا ارائه دهنده خدمات را در صنعت خود منتشر مي کنند . چنين کتابچه هايي مي توانند اطلاعات اوليه ارزشمندي براي سازمان خريدار ناآشنا با يک صنعت يا تامين کنندگانش را فراهم آورند .
گردهماييهاي تجاري و صنعتي : در اين گردهمايي ها که معمولاً توسط انجمنهاي مختلف صنعتي مانند انجمن توليد کنندگان فرآورده هاي شيميايي ، انجمن سازندگان نيمه هاديها و انجمن تامين کنندگان خودرو تشکيل مي شود ، فرصت مناسبي براي سازمانهاست تا با تامين کنندگان و سازندگان مختلف آشنا شده و از نزديک از آنان کسب اطلاع نموده و از آخرين دستاوردهاي تکنولوژيکي آن صنعت آگاهي يابند .
اطلاعات دست دوم يا غيرمستقيم : اين منبع اطلاعاتي شامل دامنه وسيعي از تعاملات و تماسهاست . معمولاً تامين کنندگان ، هم از رقبا و هم از غير رقيبان خود اطلاعات دارند که طبعاً با نزديکتر شدن روابط سازمانها و فروشندگان ، تسهيم اين اطلاعات و اطلاعات بسيار ديگر نيز تسهيل خواهد شد . ساير منابع اطلاعات دسته دوم عبارتند از ساير سازمانها ، سمينارهاي آموزشي ، ژورنالهاي کاربردي ، ساير سازمانها و انجمنهاي حرفه اي ( انجمن مهندسي صنايع ، انجمن مديريت لجستيک ، انجمن مهندسي ساخت و توليد و … ) . حتي گاهي تبليغات روزنامه ها مي تواند منبع اطلاعات خوبي به حساب آيد .
منابع داخلي شرکت: بسياري از شرکتهاي بزرگ به تعدادي واحد کسب و کار جدا از هم تقسيم مي شوند که بر اين اساس، ممکن است داراي ساختار خريد نامتمرکز باشند. در اين حالت، بايد براي ارتقاء سطح ارتباطات بين واحدهاي تامين جدا از هم در سطح شرکت تلاش کرد. در مقوله شناسايي تامين کنندگان ممکن است هر يک از اين واحدها مستقلاً به کسب اطلاعات بپردازند، که تسهيم و يکپارچه سازي اين اطلاعات براي چنين شرکتهايي ضروري است. اين امر مي تواند از طريق ملاقاتهاي غيررسمي، نشر بولتنهاي خبري داخلي، يا ايجاد يک پايگاه داده جامع در سطح شرکت صورت پذيرد.
دفترهاي خريد بين المللي: يک دفتر خريد بين المللي، مشخصاً يک مرکز خريد است و مي تواند در نقاط مختلف جهان شعبه هاي متعددي تاسيس کند. ماموريت اوليه چنين دفاتري، شناسايي منابع تامين به صورت جهان گستر براي شرکتهاي زيرمجموعه و برقراري و مديريت روابط بين شرکتهاي زيرمجموعه و منابع تامين ياد شده است. پس از تهيه اطلاعات کافي در مورد تامين کنندگان در دسترس، براي انجام يک فعاليت يا خدمت مورد نياز، تيم اجرايي بايد غربال کردن اين اطلاعات و دور ريختن اطلاعات بي ارزش را در دستور کار خود قرار دهد. اين کار بسته به تعداد تامين کنندگان و اطلاعات دريافت شده از آنها، مي تواند يک فعاليت پر حجم باشد. اولين گام در اين فرآيند، حذف تامين کنندگاني است که براي تحقق نيازمنديهاي خريد شرکت توانمند نيستند.
ب)غربال اوليه: اجراي يک فرآيند ارزيابي تامين کننده مي تواند متضمن صرف منابع زيادي(مانند وقت و هزينه) باشد. سازمان بايد صرفاً تامين کنندگاني را ارزيابي کند که شرايط بهتري را براي تحقق و اجراي قرارداد خريد(حداقل از منظر ارزيابيهاي سرانگشتي) دارا هستند. از اينرو سازمانها قبل از بررسي و ارزيابي عميق، ابتدا يک غربال اوليه انجام داده و به فهرست کوتاهتري از تامين کنندگان بالقوه مي رسند. در اين ارزيابي مقدماتي، تامين کنندگاني که عدم توانايي شان در تحقق نيازمنديهاي سازمان خريدار واضح است، حذف مي شوند. اين کار به کمک مجموعه اي از اطلاعات اوليه صورت مي پذيرد. عمده ترين معيارهايي که در غربال اوليه مفيد واقع مي شوند عبارتند از:
تحليل ريسک مالي: بسياري از سازمانها يک تحليل مالي اوليه از تامين کنندگان بالقوه خود انجام مي دهند تا از سلامت مالي تامين کنندگان مطلع شوند. شرايط مالي ضعيف مي تواند نشانگر وجود مسائل جدي باشد. در کشورهايي مانند آمريکا، سازمانها اغلب از شرکتهاي مشاوره منابع اطلاعات مالي شرکتها و گزارشهاي آنها براي تسريع در اين ارزيابي بهره مي گيرند.
ارزيابي عملکرد قبلي و فعلي تامين کننده: ممکن است در فهرست تامين کنندگان بالقوه يک نيازمندي خريد جديد، نام تامين کنندگاني نيز به چشم بخورد که در حال حاضر تامين کننده نيازمندي خريد ديگري از سازمان خريدار(همان واحد کسب و کار يا واحد کسب و کار ديگر) باشند که بر اين مبنا، سازمان خريدار مي تواند کليتي از نحوه عملکرد آنها به دست آورد. البته وجود يک پايگاه داده متمرکز خريد مي تواند در دسترسي به اطلاعات عملکرد تامين کننده در مورد ساير فعاليتها يا واحدهاي کسب و کار مفيد باشد.
ارزيابي تامين کننده و بررسي صحت اين اطلاعات: سازمانها اغلب اطلاعات معيني را مستقيماً از تامين کنندگان بالقوه دريافت مي کنند. سازمان خريدار اين اطلاعات را براي بررسي توانمندي تامين کننده در رفع نيازمنديهاي خريد به کار مي برد. اين اطلاعات مي تواند مشتمل بر اطلاعات و سئوالاتي در مورد ساختار هزينه تامين کننده، تکنولوژي فرآيند، سهم بازار، عملکرد کيفي يا هر حوزه مهم ديگر باشد. فرض بر اين است که هيچ تامين کننده اي در هنگام ارائه گزارش خود و اطلاعات خواسته شده سازمان خريدار، تمايلي به فريب دادن وي ندارد. در عين حال، سازمان خريدار با بررسي اجمالي توانمنديهاي موجود تامين کننده، به صحت و سقم اظهارات وي پي خواهد برد و در صورت مشکوک بودن اطلاعات دريافتي از تامين کننده، مي تواند نسبت به حذف آن از فهرست تامين کنندگان بالقوه اقدام نمايد.
ج)ارزيابي تامين کننده: پس از غربال اوليه، سازمان خريدار بايد در مورد تامين کنندگان بالقوه باقي مانده تصميم بگيرد. اين امر، مستلزم انجام سطوح جزئي تري از ارزيابي تامين کنندگان نسبت به غربال اوليه است. راه هاي مختلفي براي ارزيابي و انتخاب تامين کننده يا تامين کنندگان نهايي از بين تامين کنندگان بالقوه باقي مانده وجود دارد که البته روش انتخابي به تعدادي متغير وابسته است. از جمله اين متغيرها، اهميت قلم مورد بررسي و نيز ارتباط و ارزش آن در محصول نهايي است.
سازمانها، تامين کنندگان بالقوه را با بکارگيري روشهاي مختلف ارزيابي و انتخاب خواهند کرد. اطلاعات مورد نياز براي اين ارزيابيها، از سه طريق که شامل اطلاعات ارائه شده توسط خود تامين کننده، ديدار از محل تامين کننده و ملاقات با وي و نيز استفاده از فهرستهاي مربوط به تامين گنندگان ارجح است، حاصل مي شود.
د)فرآيند کلي ارزيابي تامين کنندگان: ارزيابي تامين کنندگان اغلب از يک رويکرد ساختار يافته مميزي پيروي مي کند. يک مميزي تامين کننده کالا بايد ويژگيهاي زير را دارا باشد:
– جامع بوده و با توجه به اهميت ارزيابي و فرآيند انتخاب شامل حوزه هاي مختلف کارايي باشد.
– فرآيند مميزي بايد تا آنجا که ممکن است عيني و واقعي باشد(با استفاده از يک سيستم امتيازدهي).
– اجزا و درجه هاي سيستم اندازه گيري بايد قابل اطمينان باشد.
– انعطاف پذيري در مقابل انواع نيازمنديها
– مميزي تامين کنندگان بايد از نظر منطق رياضي آسان باشد.
در اينجا پيشنهاد مي گردد براي اينکه اطمينان حاصل شود يک مميزي داراي مشخصات درستي است، از فرآيند گام به گام ارزيابي تامين کننده که در شکل 7-2 نشان داده شده است، استفاده شود.
شکل7- 2: فرآيند کلي ارزيابي تامين کنندگان
ه)شناسايي معيارهاي کليدي ارزيابي تامين کننده: سازمانها اغلب تامين کنندگان بالقوه را از طريق تعدادي از طبقات عملکردي ارزيابي مي کنند. مثلاً يک سازمان که براي پشتيباني از توليد به هنگام به تحويل سازگار با عملکرد خود نياز دارد، ممکن است بر

دسته بندی : No category

دیدگاهتان را بنویسید